ফর্মাল ইমেইল লেখার খুঁটিনাটি

03 January 2022

1 min read

ইমেইল আমাদের একটি অতি পরিচিত মাধ্যম হলেও, ফরমাল ইমেইল লেখার ক্ষেত্রে আমরা ভাষাগত ব্যবহার আদব-কায়দা নিয়ে শঙ্কায় পড়ে যাই। আসুন দেখে নেই এক নজরে ফরমাল ইমেইল রাইটিং এর ব্যাকরণ!

১) অভিবাদন জানানোর উপায়:

* Dear sir/madam -ব্রিটিশ ইংলিশ এর বহুল ব্যবহৃত এবং স্বীকৃত নিয়ম । পরিচিত ব্যক্তির ক্ষেত্রে নির্দিষ্টভাবে স্যার/ ম্যাডাম উল্লেখ করা যেতে পারে।

*Mr./ Ms.-  আমেরিকান ইংলিশে ব্যবহৃত হয়। এই ক্ষেত্রে লক্ষণীয় হচ্ছে Mr./ Ms. এর  পরে উপাধি ব্যবহার করতে হবে। কখনোই সেই ব্যক্তির ডাকনাম ব্যবহার করবেন না। বিশেষ করে মহিলাকে উদ্দেশ্য করে লেখা ইমেইলে তার বৈবাহিক অবস্থা সম্পর্কে না জেনে থাকলে Mr./ Ms. সম্বোধনে ভুল হওয়ার সম্ভাবনা থেকে যায়। অতএব এই ক্ষেত্রে Ms. ব্যবহার করাই ভালো।

2)সম্ভাষণ কিভাবে জানাবেন?

অভিবাদন জানানোর পরে ইমেইল তাকে প্রাণবন্ত করে তোলার ক্ষেত্রে সঠিক সম্ভাষণ খুবই জরুরী |এই ক্ষেত্রে যা লেখা যেতে পারে-

• Our warmest greetings for you and your team!!!!

• Greetings from !!!

• Hope you're doing great!!!

• Hope this finds you well!!!!

সব জায়গার মতো এখানেও বাহুল্য পুরোপুরি ভাবে বর্জন করুন।

3)তথ্য জানানোর ক্ষেত্রে:

ইমেইলের মাধ্যমে কোন তথ্য জানানোর প্রয়োজন হলে হেঁয়ালি পরিহার করে যে সকল বাক্য ব্যবহার করা উচিত তা হল-

* This is to inform you

* Please be informed

*Kindly know that

এক্ষেত্রে "Would like to know" ধরণের শব্দ ব্যবহারে ইমেইলের ভাবমূর্তি নষ্ট হতে পারে।

4) অনুরোধ করার ক্ষেত্রে:

এই ক্ষেত্রে বহুল পরিচিত বাক্যগুলো হচ্ছে-

*Could you please

*I would be very grateful if you could please

*Your cooperation would be very much appreciated

*It would really be helpful

ভুল শব্দচয়ন যেমন-

*You're requested to do that

*Do that till tomorrow

*Would you (any sentence containing would)

এগুলোর ব্যবহার বিশেষভাবে নিরুৎসাহিত করা হয় |

5)অতিরিক্ত তথ্য যাচাই প্রসঙ্গে :

*Could you please

*Kindly explain

*We need further clarification on the matter...

এই বাক্যগুলোর ব্যবহার ইমেইলটির গাম্ভীর্য ধরে রাখে |

6)সমাপ্তি-  ইমেইলটি একটি সুন্দর পরিসমাপ্তির জন্য সাধারণতঃ

Yours faithfully

Yours sincerely

Best regards

Sincerely ব্যবহার করা হয়|  

কিন্তু লক্ষনীয় যে ফর্মাল ইমেইলের ক্ষেত্রে with love, best wishes, thanking you এর ব্যবহার পরিহার্য |

কি করবেন /করবেন না

1.সাধারণত পূর্বপরিচিত কাস্টমার ক্লায়েন্টকে মেইল করার জন্য তার ডাকনাম ব্যবহার করা যেতে পারে |যেমন: মিস্টার মামুন |

2.জারগণ /পরিভাষা ব্যবহার থেকে বিরত থাকুন:

3.খেয়াল রাখবেন আপনার ইমেইলটি আদতে ফর্মাল হলেও তা যেন  ঔদ্ধত্য প্রকাশ না করে|

4.বিনয় প্রকাশ- ইমেইলটি ভাষা সর্বোপরি ভাবমূর্তির মধ্যে আপনার বিনয়ের যথাযথ বহিঃপ্রকাশ প্রতিফলিত হচ্ছে কিনা তার প্রতি বিশেষ মনোযোগী হন|

5.আত্মবিশ্বাস এবং দক্ষতা- ইমেইলের বিষয়বস্তু সম্পর্কে আপনার ধারণা খুবই স্বচ্ছ হওয়া প্রয়োজন ,may be, can be এই ধরনের হেঁয়ালিপূর্ণ শব্দ ব্যবহার থেকে বিরত হন।

এতো গেলো শুধুমাত্র ইমেইল। কর্পোরেট লাইফে কীভাবে নিজেকে আরো ভালোভাবে ইংরেজীতে এক্সপ্রেস করতে পারেন, তা নিয়ে রয়েছে আমাদের Certificate Program in Communicative English for Corporate Professionals কোর্স। https://ostad.app/batch/corporate-english

Share this article

RELATED ARTICLES

DevOps এর কোন ল্যাঙ্গুয়েজটি বেস্ট?  ||  Which Language is Best for DevOps? || (Best Language For DepOps)

DevOps বর্তমানে সফটওয়্যার ডেভেলপমেন্ট এবং আইটি অপারেশনসের কম্বাইন প্রসেস হিসেবে কাজ করছে। এর মূল উদ্দেশ্য হলো সফটওয়্যার ডেলিভারি প্রসেসকে ফাস্ট এবং কারেক্টলি কমপ্লিট করা, যেখানে ডেভেলপার এবং অপারেশন টিম কোলাবোরেটলি কাজ করে। DevOps প্রসেসে DevOps এর জন্য পারফেক্ট প্রোগ্রামিং ল্যাঙ্গুয়েজের সিলেক্ট করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি সিস্টেম অটোমেশন, কনফিগারেশন ম্যানেজমেন্ট, ইনফ্রাস্ট্রাকচার ম্যানেজমেন্ট এবং আরও বিভিন্ন কাজে হেল্পফুল হয়। DevOps-এর কাজের প্রসেসে ইউজ করার মতো বিভিন্ন প্রোগ্রামিং ল্

08 October 2024

1 min read

পাইথন কি বিগিনারদের জন্য শেখা সহজ? || Is Python Easy to Learn for Beginners || ( Python Guideline for Beginners)

প্রোগ্রামিংয়ের দুনিয়া বিগিনারদের জন্য অনেকটা কঠিন। প্রোগ্রামিংয়ে আগ্রহ থেকে ক্যারিয়ার হিসেবে অনেকেই প্রোগ্রামার হতে চায়। কিন্তু প্রোগ্রামার হওয়ার জার্নিটা এতো সহজ নয়। দিনের পর দিন কোডিং নিয়ে থাকতে থাকতে অনেকেই হাপিয়ে যায়। ঠিক তখন-ই বিগিনারদের এই কোডিংয়ের ঝামেলা থেকে চলে আসে পাইথন। প্রোগ্রামিং ল্যাঙ্গুয়েজের দুনিয়ায় সবচেয়ে সহজ প্রোগ্রামিং ল্যাঙ্গুয়েজ বলা হয় পাইথনকে। কিন্তু এই কথা কি আসলেই সত্যি?  * কেন পাইথন শেখা সহজ? ● পাইথনের ইংরেজি সিনট্যাক্স ● পাইথন লজিকে ফোকাস করে ● পাইথন ফ্রি-তে ইউজ করা

08 October 2024

1 min read

পাইথনের সুবিধা  ||  Advantages of Python ||  ( Python Details)

পাইথন (Python) বর্তমানে বিশ্বের সবচেয়ে জনপ্রিয় এবং বহুল ব্যবহৃত প্রোগ্রামিং ল্যাঙ্গুয়েজগুলোর মধ্যে একটি। এটি ১৯৯১ সালে গুইডো ভ্যান রসাম (Guido van Rossum) দ্বারা প্রথম পাবলিশ হয় এবং তখন থেকেই পাইথন তার সিম্প্লিসিটি, রিডেবিলিটি, এবং ভার্সেলিটির কারণে বিশাল জনপ্রিয়তা অর্জন করেছে।  এই প্রোগ্রামিং ল্যাঙ্গুয়েজটি শেখা সহজ এবং নতুন প্রোগ্রামার থেকে শুরু করে প্রফেশনাল ডেভেলপারদের কাছেও সমানভাবে জনপ্রিয়।  তাই চলুন, পাইথনের কিছু প্রধান সুবিধা সম্পর্কে বিস্তারিত আলোচনা করা যাক। আজকে সে সুবিধাগুলো নি

25 September 2024

1 min read

DevOps কি কোডিং জব?  || Is DevOps A Coding Job?  ||  (Details About DevOps)

টেক দুনিয়ায় DevOps একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ স্টেপ হিসেবে পরিচিত। যদিও এর নামের মধ্যে "Ops" (Operations) ওয়ার্ডটি ইনক্লুডেট, অনেকেই প্রশ্ন করে থাকেন—DevOps কি জেনারেলি কোডিং জব? এই প্রশ্নের উত্তর দিতে হলে DevOps-এর ওয়ার্কপ্রসেস, ওয়ার্ক টাইপ এবং একটি DevOps ইঞ্জিনিয়ারের রেসপন্সিবিলিটি নিয়ে ডিসকাশন প্রয়োজন। আজকে আমরা সে বিষয়গুলো নিয়েই জানবো। চলুন সংক্ষেপে আজকের টপিকগুলো দেখে নেই, DevOps-এর পরিচিতি  DevOps এবং কোডিং  DevOps-এর কাজের পরিধি  DevOps কি শুধুই কোডিং জব?  DevOps-এর পরিচিতি   ||

25 September 2024

1 min read

অনলাইন লাইভ স্কিল ডেভেলপমেন্ট প্ল্যাটফর্ম।

ডাউনলোড করুন ওস্তাদ অ্যাপ

কমিউনিটি -এর সাথে কানেক্টেড থাকতে